Tilbage



Overskrift

På denne side vil jeg lave forskellige afsnit, der er ment som en hjælp til personer, der er uerfarne eller nyvalgt i hvervet til en bestyrelse. Jeg håber at der vil være nogle guldkorn i mellem, eller i det mindste nogle oplysninger, der er til hjælp for nogle, en hjælp som jeg selv kunne have brugt i de mange hverv som jeg har haft.


Start af Forening

Start af Forening/ Klub

   En lille gruppe af personer kan til en hver tid starte en Forening, dersom der iagttages visse regler. Folketinget har vedtaget lov ( kan lånes på bibliotek) om foreningsdannelse i Danmark. Initiativtagerne skal selv sørge for et lokale, til en stiftende generalforsamling og indkalde til denne i lokale medier, såfremt det er en lokal forening man vil stifte, en landsdækkende forening kræver derfor en landsdækkende indkaldelse. Sørg altid for at indkaldelsen er ude i god tid, husk at den skal indeholde mødested, tid, og en dagsorden:

Punkt 1 Velkomst og argumentation.

           2 Valg af dirigent/ordstyrer.

           3 Valg af mødesekretær.

           4 Gennemgang og afstemning af Forretningsorden og vedtægter.

           5 Valg af bestyrelse m.m..

           6 Forslag.

           7 Eventuelt.

   Man skal også sørge for, at der er lavet en Forretningsorden og et sæt vedtægter til den startende forening - disse vedtægter skal den indkaldte forsamling tage stilling til, Det ikke svært at finde en forening på internettet, der har sine vedtægter med på deres hjemmeside og der kan initiativtagerne kopiere det som vil passe til den påtænkte forening. Dersom det er en specialforening i en landsdækkende Union der er påtænkt, vil det være en god ide, at sørge for at der ikke findes noget i de påtænkte vedtægter, der vil kollidere med unionens vedtægter.

Under punkt 5:

   Man skal også helst have forslag til en bestyrelse klar, som generalforsamlingen skal tage stilling til, selv om der på generalforsamlingen kan stilles forslag om andre personer til de poster der skal vælges. Det er obligatorisk at vælge Formand, Kasserer og Sekretær, dertil nogle personer som menige bestyrelsesmedlemmer, ofte er der fem, syv eller flere, medlemmer i en bestyrelse. I nogle foreninger vælges der en næstformand, i andre er sekretær og næstformandsposten slået sammen. Har foreningen en hjemmeside er det en god ide at vælge en Webmaster, hos nogle foreninger er sekretær og webmaster den samme person. Visse foreninger vælger både en bibliotekar og en mødearrangør, der vælges også to suppleanter til bestyrelsen, disse benævnes som første suppleant og anden suppleant. Endvidere skal man også huske at vælge en revisor og en revisorsuppleant, til at revidere kassererens årsregnskab. Bestyrelsen vælges for to år ad gangen, formand, sekretær, et menigt medlem og første suppleant de lige år, kasserer, et menigt medlem og anden suppleant de ulige år. Revisor og dennes suppleant kan vælges / genvælges hvert år. ( Det at være revisor er juridisk set et stort ansvar, da revisorerne også er forpligtet til at give bemærkninger til foreningens brug af penge, om det lever op til eks. formål ect.. Såfremt revisor ikke påpeger et utilsigtet brug af penge, kan denne drages til ansvar. Det har ofte været praksis, at en revisor blot gennemgik regnskab og bilag, samt at sikre sig at kassen stemte og var til stede. Derfor er det naturligt at man også ændre ordlyden til bilagskontrollant, som juridisk set det bliver gjort. På denne måde kan bestyrelsen drages til ansvar overfor generalforsamlingen om benyttelsen af foreningens formue.) Der findes dog Foreninger/klubber hvor man kun vælger Formand og et passende antal bestyrelsesmedlemmer og hvor den valgte bestyrelse selv konstituerer sig og fordeler posterne mellem sig, efter generalforsamlingen er afsluttet.

Under punkt 6:

   Der kan være underpunkter: A - B - C - o. s. v. Forslag behandles i den rækkefølge de er indkommet og der kan ved hvert forslag stilles ændringsforslag, der skal behandles og evt. vedtages først og derved bortfalder det ordinære forslag. Kan ændringsforslaget ikke vedtages, stemmes der om det ordinære forslag. Forslag til Foreningskontingent behandles også under dette punkt.

Under punkt 7 :

    Under eventuelt kan intet vedtages, men der kan ideer og aktiviteter diskuteres og planlægges.

Eksempelvis hvor og hvornår næste generalforsamling finder sted? Skal regnskabet følge året?

Referatet af dette møde/stiftelsen underskrives af Mødeleder/ ordstyreren/ dirigenten.

   Den årlige Generalforsamling / årsmøde bør indkaldes af bestyrelsen i god tid og ledsages af Dagsorden med flere andre punkter, for eksempel P. 1 Årsberetning ved formand / næstformand, P. 2 Regnskabsaflæggelse ved kasserer / revisor.


Bestyrelsesarbejde

Bestyrelsesarbejde

Dette afsnit er ment, som en hjælp til nye bestyrelsesmedlemmer, der er usikker på hvad dette arbejde går ud på.

Formanden / lederen:

   Det er formanden der leder og fordeler bestyrelsesarbejdet, specielt det arbejde der ligger udenfor de forskellige bestyrelsesposter og sørger for at bestyrelsen arbejder efter demokratiske principper. Ved eventuelle afstemninger er det flertallet der afgør sagerne.

   Formanden tegner normalt foreningen/klubben udadtil og i mange tilfælde er foreningens adresse den samme som formandens. Formanden kan sammen med den øvrige bestyrelse nedsætte forskellige udvalg til varetagelse af specielle opgaver. På samme måde kan bestyrelsen oprette en Rådgivende Forsamling, der kan bestå af afgående og forhenværende bestyrelsesmedlemmer i foreningen, disse kan dog afslå at være med i denne forsamling. Nye og uerfarende bestyrelser kan i den Rådgivende Forsamling søge støtte og hjælp i deres arbejde.

   Formanden i samarbejde med den øvrige bestyrelse udarbejder en aktivitetsplan over hvad man vil have af forskellige aktiviteter , f. eks. ugentlige / månedlige møder, ekskursioner ,besøg hos søsterforeninger, konkurrencer o.s.v..

Sekretæren:

   Det er sekretæren der samvittighedsfuldt fører en Forhandlingsprotokol over alt hvad der foregår i foreningens regi, og sørger for at alle protokollater underskrives af bestyrelsen. På de sidste sider i protokollen, kan foreningen eventuelt have lister på effekter og adresser på, hvor disse effekter er opbevaret. En underskrevet protokol har altid bevisende kraft, en protokol må aldrig destrueres. En udskrevet Foreningsprotokol bør arkiveres hos områdets arkiv. (Byarkiv)

   Det er normalt, at det er sekretæren der får foreningens post og svarer på indgående breve og lignende, i samråd med formanden. Foreningens korrespondance har historisk værdi og bør gemmes i arkiv sammen med kopier af udgående post. Arkivet føres a´jour af sekretæren. Sekretæren sørger også for at de øvrige bestyrelsesmedlemmer får indkaldelse til bestyrelsesmøder og referater af disse møder , eventuelt udsendelser tilmedlemmerne og at medlemmerne får et eksemplar af vedtægterne. Der kan udarbejdes et indmeldelsespapir til nye medlemmer med plads til medlemsnummer, navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse m.m.

   Ofte er det sekretæren der er referent på generalforsamlingen.

Kassereren:

   Det er kassereren der fører foreningens regnskab og sørger for at indtægter og udgifter bliver bogført hurtigt efter at bilag er kommet til stede, bilag nummereres og gemmes, så en valgt revisor kan afstemme kassen og kassebogen efter disse bilag. Indtægter over et vist beløb indsættes på konti i et pengeinstitut og der kan eventuelt kun hæves fra denne konto i forbindelse med formands underskrift. Kassereren sørger for at afholde de udgifter som de øvrige bestyrelsesmedlemmer har haft i forbindelse med deres arbejde for foreningen, efter bilag (kørselsgodtgørelse m.m. ). Hvis der efter foreningens vedtægter skal laves et budget, så er det også kassereren i samarbejde med øvrig bestyrelse, der udarbejder næste års budget. Kassereren udarbejder også en kasserapport til bestyrelsesmøderne, så hele bestyrelsen er på det rene med hvordan økonomien udvikler sig, i forhold til et eventuelt budget. Kassereren fører også foreningens kartotek over medlemmer og helst med fortløbende medlemsnummer og skråstreg årstal (Nr. 122/ 2007 – Nr. 123/ 2008), dette har historisk værdi, der bliver større og mere interessant, jo ældre foreningen bliver, det er derved muligt at følge foreningens tilgang og afgang af medlemmer. Medlemslisten må gerne være med e-mail-adresse i disse IT-tider. Medlemslisten bør tilgå alle i bestyrelsen og revideres evt. på bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsesmedlemmer:

   Bestyrelsesmedlemmer kan påtage sig forskellige opgaver i forbindelse med det forefaldende daglige bestyrelsesarbejde, uanset hvor hurtig dette arbejde er gjort, så har det taget så lang tid, som det har taget at aflevere arbejdet eller et eventuelt referat til formanden. Det kan være nødvendigt, at der blandt medlemmerne skal vælges en foreningsrepræsentant til Region / Kreds. Bestyrelsesmedlemmerne bør være grundig inde i foreningens vedtægter og regler. Det anbefales, at alle i bestyrelsen og i eventuelle udvalg er i besiddelse af en foreningsmappe (ringbind/brevordner), med indholdsfortegnelse, til aktuelle papirer, denne mappe bør medbringes til alle møder og det er en selvfølge, at hvert medlem medbringer skriveredskaber og notatpapirer. Der bør altid tages kopi af udgående post.

Revisor:

   Det er den eller de af foreningen valgte revisorer, der reviderer foreningens regnskab og sørger for at der foreligger et underskrevet og revideret regnskab til generalforsamlingen, endvidere fører foreningens revisionsprotokol og i denne påfører sine / deres kommentarer til kassererens regnskab. Såfremt det frem- går af foreningens vedtægter, skal revisorerne også foretage mindst et uanmeldt revisionsbesøg pr. år, og resultatet af denne skal naturligvis også skrives i revisionsprotokollen og hurtig tilgå formanden, denne revisionsprotokol opbevares hos kassereren. Revisorerne skal til enhver tid kunne efterse regnskabet på bestyrelsens foranledigelse.

Generalforsamlingsdirigent:

   Den valgte dirigent takker for valget og erklærer generalforsamlingen for lovlig indvarslet efter vedtægterne, såfremt det er tilfældet, derefter oplæses dagsordenen og medlemmerne opfordres til at holde sig til punkterne med korte indlæg, fordi gentagelser ikke fremmer debatten. Dirigenten får eventuelle skriftlige forslag fra bestyrelse og medlemmer udleveret. Dirigenten giver ordet til første punkt på dagsordenen. Dirigenten sørger for at deltagere får lov til at udtale sig i forbindelse med de forskellige punkter på dagsordenen, i den rækkefølge, som de har bedt om ordet. Alle medlemmer har ret til at debattere under hvert punkt, dirigenten kan tillade korte replikker udenfor talerækken og kan til en hver tid stoppe debatten og komme med en konklusion af debatten. Det er endvidere dirigentens pligt at sørge for ro og orden på generalforsamlingen og kan i den forbindelse udvise uromagere fra generalforsamlingen og kan også i svære tilfælde tilkalde politi for at få fjernet visse personer. Dirigenten kan suspendere generalforsamlingen for en kort tid (15-30 minutter) og genoptage generalforsamlingen igen, såfremt det vil gavne mødet. Kan endog stoppe det hele og bede om en ekstraordinær generalforsamling. Til sidst er det dirigenten der afslutter generalforsamlingen med forhåbentlig tak for god ro og orden og sørger for at referatet underskrives.

Generelt:

Bestyrelsesmøder:

   Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med dagorden, som godkendes af den øvrige bestyrelse, eventuelt med rettelser eller ændringsforslag; et flertal af bestyrelsen kan indkalde til bestyrelsesmøde og denne indkaldelse skal også følges af en dagsorden.

   En sammenslutning, union, forening eller klub, kan vælge at lade sig lede af et Forretningsudvalg, der ofte består af formand, kasserer og sekretær, eventuelt med næstformand og redaktør, hvis disse forefindes. Forretningsudvalget arbejder under ansvar for hele bestyrelsen, der konfirmerer eventuelle større beslutninger.

Alle bestyrelsesposter kan varetages af begge køn

Eksklusion:

   Beslutter en bestyrelse at ekskludere et medlem, træder eksklusionen i kraft øjeblikkelig, men den skal vedtages på førstkommende generalforsamling, hvor den ekskluderede kan forsvare sig, for at have endegyldig virkning.

   Noget af ovenstående kan allerede være indeholdt i gældende vedtægter hos nogle sammenslutninger, men der er min erfaring, at mange menige medlemmer ikke er klar over, hvad det indebærer at lade sig indvælge i en bestyrelse.


Samarbejde

Samarbejde

   Tilsyneladende er samarbejde meget vanskelig blandt nogle bestyrelsesmedlemmer i forskellige foreninger og klubber.

   Det er vel stadig sådan at en formand bør lede og fordele arbejdet i bestyrelsen, om end at det forventes at sekretæren fører det arbejdet som ligger i stillingen, det samme gælder kassereren og det er sjældent her, der er de store problemer, der er ofte flere medlemmer i en valgt bestyrelse, der ofte har pålagte opgaver: foreningsbibliotek, webmaster, der passer og opdaterer hjemmesiden. Disse jobs må helst passes forbilledlig. Hjemmesiden er også vigtig på den måde, at den er foreningens / klubbens ansigt udadtil.

   Store foreninger har meget tit en bestyrelse på fem / syv medlemmer og måske flere udvalg som hjælper til med det arbejde som skal udføres, det er sikkert en fordel at få fordelt det forefaldende arbejde på flere hænder

   Har man påtaget sig en opgave, så husk at denne ikke er udført før den er afleveret til formanden, selv om man udfører sin opgave hurtigt, måske allerede dagen efter at man har givet tilsagn om opgaven, så har det dog taget en hel uge, hvis formanden først får besked om at arbejdet er udført efter en uge. Dette er ikke rigtig over for formanden og det er ofte sådanne problemer der gør bestyrelsesarbejdet surt og det er heller ikke rigtig overfor foreningen-klubben, at må miste en god formand fordi nogle af de øvrige bestyrelsesmedlemmer / udvalgsmedlemmer ikke forstår at det er vigtigt at de gør deres arbejde. Derfor så er der altså kun en der må lave det meste og derved løber en god mand træt og gider ikke mere. Flere foreninger er ophørt fordi ingen vil være med til at dele bestyrelsesarbejdet og det er meget beklageligt, men et kedeligt faktum.

   Ingen er vel født til et bestemt job, men har man sagt ja til en post eller et stykke arbejde så er det ingen skam at spørge hvordan dette normalt gøres, der er næsten altid gamle medlemmer der kan spørges ellers kan der søges megen viden på bibliotek og på Internettet.

   Dette ser skrevet på grundlag af mere end fyrre års erfaringer i flere forskellige foreninger som bestyrelsesmedlem. (Hunde Union, Haveforening. Fjerkræforening m.m.)

   Husk Samarbejde er vigtig og alting går meget lettere når alle trækker på samme hammel.


Test regnskab

Test regnskab




Noter til test regnskab

Noter til test regnskab

   Note 1 Annoncer på Foreningens hjemmeside

   Note 2 Foreningsakvariet: Den manglende udgift = der er ikke indgået regning i regnskabsåret

   Note 3 Tilgodehavende for annoncer: Regninger er udsendt.

   Note 4 Afskrivninger, der kan altid afskrives 10% på anskaffelser hvert år, da effekters værdi ,efter en årrække ikke er den samme, som ved anskaffelsen.

   Note 5 Gældsposten fremgår af Note 2

   Note 6 Forudbetalt kontingent skal altid posteres under passiver.

   Alle posteringer, tal, teksten og noterne i Testregnskab er fiktive og dette regnskab er kun beregnet på at kunne bruges som en skabelon for medlemmer, der har påtaget sig hvervet som foreningens/klubbens revisor, det er kutyme, at det er revisor der opstiller årsregnskabet, efter gennemgang af kassererens regnskab og tilhørende bilag. Revisor bør lave et notat i revisionsprotokollen, hvor en sådan forefindes eller skrive et protokollat om revisionen.

   Kunne lyde således: ” Revisionen har fundet regnskabet og tilhørende bilag i orden og anbefaler at regnskabet godkendes.” – Såfremt at revisionen er forløbet tilfredsstilende.

   Eller : ”Dette store regnskab er revideret og der er foretaget stikprøvekontrol af bilagene ,der er intet unormalt fundet og regnskabet er ført pænt og overskueligt.” Underskrevet af revisor

   Erfaringen viser at medlemmer gerne vil kunne sammenligne sidste årsregnskab med dette års regnskab, for at vurdere fremgang eller tilbagegang, derfor er der to års regnskaber med på opstillingen.

   Nogle foreninger/klubber vil også gerne have et budget med på årsregnskabet, både dette års og næste år .Det er bestyrelsen der laver budgetterne, men medlemmerne der vedtager dem. Dette test-regnskab er ikke et regneark, men skal opfattes som en god måde at opstille et overskueligt årsregnskab.

   Ikke alle vil være deres navn bekendt og underskriver sig med krusseduller eller noget andet ulæseligt, som selv en apoteker ikke kan tyde, disse personer bør altid have et stempel med, så man er klar over hvem der har underskrevet.



Alle tekster og materiale er frit tilgængeligt for alle, og frit at efterskrive.

Skulle der være tvivl om meningen eller brugen af disse tekster er man velkommen til at kontakte mig HER  - - - >  send  e-mail